Strategische planlaag
De strategische planlaag bij ziekenhuizen verwijst naar het hoogste niveau van planning en besluitvorming in een ziekenhuisorganisatie. Het omvat de ontwikkeling van strategieën en doelstellingen die de koers en het langetermijnsucces van het ziekenhuis bepalen.
In termen van capaciteit spelen de jaarlijkse afspraken met zorgverzekeraars een centrale rol. Het is van belang dat productiemiddelen zodanig worden ingezet dat deze doelen worden bereikt. Te veel produceren betekend niet betaald worden. Te weinig productie leidt tot te lage inkomsten om vaste kosten af te dekken.
Het proces dat gevolgd wordt staat aan de linkerkant in onderstaande afbeelding. Het verloopt van:
- Jaarplan (afspraken met zorgverzekeraars)
- Vertaling naar capaciteit (= aantallen benodigde activiteiten -> omzetten naar uren benodigde activiteiten)
- Omrekenen naar benodigde formatie
- Vaststellen van de jaarbudgetten van de diverse afdelingen
Dit is een complexe berekening voor de meeste organisaties en heel complex voor ziekenhuis organisaties. Er zijn organisaties die hiervoor tools/modellen aanbieden. Veel (grotere) ziekenhuizen nemen mensen in dienst om deze doorrekeningen te maken.
Op afdelingsniveau vertaald de strategische planning zich in een basisplanning - repeterend schema waarin per arts en weekdag(deel) de vaste taken en parttime dagen staan. Ook hier geldt: in de basis weet ieder teamlid waar hij/zij aan toe is, welke taken op welke dagen staan ingeroosterd.
Naast directe zorgtaken zoals spreekuur op de poli of operaties op OK, zijn er ook indirecte zorgtaken of tijd voor onderzoek, opleiding (artsen), onderwijs (studenten geneeskunde) of managementtaken. I
Juist omdat het basisrooster het ritme van het team bepaalt, is dit een relevant stuurinstrument op tactisch niveau. Het basisrooster kan veel gemak of juist veel gedoe opleveren voor zowel het werkplezier als de capaciteitsinzet. Het bepaalt bijvoorbeeld of collega’s die dezelfde patiëntengroep behandelen eenvoudig momenten van afstemming kunnen vinden of dat altijd de een óf de ander een vaste taak uitvoert/afwezig is. Ook zijn er bijvoorbeeld taken die per week verdeeld worden (hele week klinieksupervisie) terwijl op parttimedagen dan een geschikte achterwacht nodig is (iemand met gelijke expertise). Daarnaast is het belangrijk om de beschikbaarheid af te stemmen voor alle weekdagen, omdat bijvoorbeeld woensdag- of vrijdag(middag) geliefde dagen zijn om vrij te hebben.
Artsen, elk met eigen parttime dagen, komen en gaan; regelmatig vinden kleine of grote wijzigingen plaats in de basisplanning voor OK of poli. Al met al is het zinvol om periodiek stil te staan bij dit basisrooster en optimalisatieslagen hierin door te voeren.
